2010-06-16

Vad är det där Office 2010 för nått och varför skall man ha det? (del 2)

Del 1 i denna serie hittar man här.
Del 3 i denna serie hittar man här.

Vi börjar med Outlook.


Många är det nog som har fått ett samtal från VD eller liknande precis efter att hans/hennes dator blivit ominstallerad och fått höra "Vart är alla mina kontakter nånstans? De finns inte i Outlook längre. Förut när jag började skriva in namnet på den jag skall maila till så fyllde datorn i resten."
Vad som ofta har hänt här är att användaren helt enkelt inte har använt kontakter i Outlook utan istället använt autocomplete funktionen som finns på mailadresser (om man har skrivit in en adress en gång som kommer Outlook "ihåg" denna adress och föreslår den nästa gång man börjar skriva samma namn).
Användaren har inte förstått skillnaden mellan Autocomplete och kontakter och har därför inte lagt upp mailadresserna som kontakter och nu är de borta eftersom att datorn är ominstallerad....
När detta har hänt en gång så brukar de flesta börja göra kopior på en fil som heter .NK2 och ligger i användaren profil...
En nyhet i Outlook 2010 är att denna fil inte används längre. Istället ligger nu dessa mailadresser som kontakter i en ny kontaktbok som heter "Suggested Contacts". Den hittar man genom att gå in i Outlook och titta under kontakterna... Dessa kontakter sparas på Exchangeservern (funkar i Exchange 2007 och 2010. Vet ej om det funkar i äldre Exchange versioner) så man behöver INTE göra backupper av dessa filer lokalt längre. En annan feature med att göra på detta sätt är att AutoComplete även funkar i Outlook WebAccess (med samma mailadresser till och med!!).


En annan grej som jag gillar är nya "Social Network connector" som gör att man kan få en koppling till LinkedIn direkt i Outlook (typ synkning av bilder, statusar och liknande). Idag finns kopplingar för LinkedIn, Sharepoint 2010 och Myspace. Det är påväg möjlighet att även ansluta till Facebook och Windows Live.
För att ställa in koppling mot LinkedIn så klickar man på "View"  i outlook och väljer därefter "PeoplePane under "layout". Klicka på "Account Settings..." i dropdown menyn.
För att få ned pluginen till LinkedIn så klickar man på "View Social network providers available online" och därefter klickar man på "LinkedIn"-länken. Nu kommer man till LinkedIns-webbsite (www.linkedin.com/outlook) och där finns det möjlighet att välja "Download it now".
Därefter kan man lägga till sitt LinkedIn-konto i Outlook och synkningen är klar.. :)
(det tar några minuter innan bilder och sånt dyker upp dock)
Det skall även sägas att detta kan man även göra till Outlook 2003 och 2007 så denna funktion är inte unik för 2010.

Även LinkedInkontakterna läggs upp som en egen kontaktmapp under "Kontakter" i Outlook



Sökningar i Outlook är helt klart förenklar nu. När man börjar skriva i sökfältet i inkorgen så dyker det upp en ny "sök"-meny uppe i the ribbon. För att snabbare hitta information kan man här sortera mailen. Exempelvis klicka på knappen "Has Attachments" för att bara visa mail som har en bifogad fil, eller "This week" om du vet att mailet skickades/togs emot under senaste veckan...
Just denna möjlighet att findefiniera sökningen underlättar enormt när man skall hitta ett mail, en kontakt, en bifogad fil eller ett möte.


En "nyhet" är nya Conversational View som ligger under "View". För att aktivera så klickar man in "Show as Conversations" och därefter får man som små pilar bredvid vissa mail. Dessa mail ingår då i en konversation (enligt Outlook) och man kan klicka på pilen för att få upp äldre mail (i en trädstruktur där man kan se vilket mail som är ett svar på vilket annat). Conversational view kollar även i undermappar (om man säger till den att den skall göra det) och tar då med alla mail i trädet,oavsett i vilken mapp de ligger.
Jag har personligen svårt för konversations vyn, men jag vet att vissa andra tycker att den är det bästa sedan skivat bröd... :)


En annan nyhet är att när man får en inbjudning till ett möte eller liknande i mailen så ser man sin kalender den dagen då mötet är schemalagt till direkt i inbjudan. En enkel grej, men underlättar enormt när man skall svara på inbjudningarna (man behöver inte byta vy till kalendern utan ser direkt hur det ser ut.


Nya print som ligger under backstage (Klicka på menyn "File" och välj "Print) visar hela mailet precis så det kommer att se ut när man skriver ut. Man behöver ingen speciell preview längre...riktigt bra!!



Nästa gång jag skriver om Office 2010 skall det handla om OneNote. Denna applikation som från och med Office 2010 ingår i alla paketeringar...  :)

2 kommentarer:

  1. Om nu .NK2-filen inte användes i outlook 2010 hur får man över gamla kontakter från autocomplete till nya outlooken??

    SvaraRadera
  2. Hej och tack för din kommentar!

    När du startar Microsoft Outlook 2010 första gången importeras smeknamnscachen (lagrad i profilnamn.nk2-filen) till ett dolt meddelande i standardarkivet.

    Obs! profilnamn är namnet på din Outlook-profil.

    Om du exempelvis använder ett Microsoft Exchange-konto importeras smeknamnscachen till ett dolt meddelande i Exchange-postlådan.

    Obs! I tidigare versioner av Outlook lagras smeknamnscachefilen .nk2 i följande mapp.
    Windows XP - Enhet:\Documents and Settings\Användarnamn\Application Data\Microsoft\Outlook

    Windows Vista och senare versioner -
    Enhet:\Users\Användarnamn\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

    När smeknamnscachen har importerats ändras namnet på profilnamn.nk2-filen till profilnamn.nk2.old. Nästa gång Outlook startas importeras inte smeknamnscachen. I Outlook 2010 förvaras inte smeknamnscachen i .nk2-filen. Alla uppdateringar av smeknamnscachen i Outlook 2010 görs i det dolda meddelandet i standardarkivet.



    Om man har installerat en ny dator och vill få in en gammal nk2-fil på den så:
    1. Se till att .nk2-filen finns i följande mapp:
    %appdata%\Microsoft\Outlook
    Obs! .nk2-filen måste ha samma namn som din aktuella Outlook-profil. Profilnamnet är som standard "Outlook". Så här tar du reda på profilnamnet:
    a. Klicka på Start och sedan på Kontrollpanelen.
    b. Dubbelklicka på E-post.
    c. Klicka på Visa profiler i dialogrutan Konfigurera e-post.

    2. Klicka på Start och sedan på Kör.
    3. Skriv outlook.exe /importnk2 i rutan Öppna och klicka sedan på OK. .nk2-filen importeras nu till Outlook 2010-profilen.


    Obs! När du har importerat .nk2-filen läggs innehållet i filen till i den befintliga smeknamnscachen som är lagrad i postlådan.
    Obs! .nk2-filen får ett nytt namn med ett .old-filnamnstillägg första gången Outlook 2010 startas. Ta därför bort old.-filnamnstillägget om du försöker importera om .nk2-filen.

    SvaraRadera

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...